Tarjouspyynnöt ja niihin vastaaminen ovat yksi tapa arpoa seuraavat projektien tekijät. Yleensä se menee niin, että organisaatio pyytää tarjousta joiltakin palveluntarjoajilta, jotka sen pohjalta tekevät tarjouksensa. Suoraviivaista, simppeliä, helppoa?
No ei ole. Ensinnäkin muotoilijan näkökulmasta organisaatiossa ei välttämättä tiedetä, mitä halutaan. Siis on jokin ongelma, johon organisaatiossa ajatellaan olevan jokin ratkaisu ja sitten haetaan sen ratkaisun mukaista tarjousta. Pitäisi hakea ratkaisua siihen ongelmaan, eikä rajata jo valmiiksi mahdollisia ratkaisuvaihtoehtoja, sillä se estää luovimmat ratkaisut heti. Välttämättä ongelmaakaan ei ole ajateltu ihan loppuun asti.
Palveluntarjoaja taas saa tarjouspyynnön, tavaa sitä viikon huolella ja yrittää vastata siihen mahdollisimman tarkkaan. Pieleen menee yleensä siksi, että ei ymmärretä ongelmaa tarjouspyynnön takana, eikä päästä sitä näkemäänkään ennen kuin sopimus on tehty. Pitää siis arvata.
Ratkaisu? Olin tänään kuuntelemassa Ornamon ja Helsingin kaupungin edustajien alustuksia kaupungin tarjouspyyntökäytännöistä. Lopuksi keskusteluissa tuli yhdeltä muotoilijalta kysymys, miksi ei voitaisi pitää jokin infotilaisuus tarjouspyynnöstä. Itse ajattelisin, että vieläkin parempi olisi, jos tilaaja valikoisi ne toimijat, joilta haluaa tajouksia, ja järjestäisi heille yhteisen keskustelutilaisuuden. Siinä voitaisiin tilaajien ja tarjoajien kesken kysellä, keskustella ja kehitellä jo alustavasti sitä, mitä oikeastaan halutaan. Keskustelun jälkeen osallistujat voisivat jättää tarjouksensa ja keskustelussa jo tilaajakin olisi nähnyt, miten kukin osallistuu ja millaisia avauksia keskustelussa keneltäkin tulee.
Haasteena tällaiselle keskustelulle aamutilaisuudessa nähtiin osallistujien kilpailutilanne. Haasteen näki enimmäkseen kaupungin edustajat, kun taas suunnittelijoiden keskuudesta sitä ei nähty ongelmana. En itsekään näe siinä haastetta. Voisin hyvin keskustella alustavasti, kunhan keskustelu olisi sikäli rajattu, että kaikilla keskustelijoilla on mahdollisuus jättää tarjous ja toisaalta muualta ei enää tule tarjouksia. Eli olisi paremmat mahdollisuudet saada hyväksyntä, kuin jos tarjouksia tulisi laajemmalti. Keskustelun myötä voisi jopa syntyä uusia työryhmiä, kun huomataan, että tarvitaan tällaista ja tällaista osaamista ja paikallaolijoilta sitä löytyy.
Siitä olin erittäin iloinen, että kaupungin kanta ilmaiseen työhön oli kielteinen. Eli ei ilmaiseksi teetettyjä alustavia suunnitelmia tai leiskoja. Työstä on päätetty maksaa. Tällaiset tarjouskeskustelut on tietysti eri juttu, se on markkinointia.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti